L'intero processo di firma in hotel – digitale e semplice
Nella quotidianità dell'hotel, i contratti dei dipendenti devono spesso essere firmati in modo rapido e semplice – direttamente durante il colloquio, alla reception o in ufficio. I processi analogici con stampa, firma e scansione richiedono tempo e sono soggetti a errori.
Con Systems s-Signer tutto questo diventa un ricordo del passato, permettendo una firma completamente digitale – direttamente su tablet e senza passaggi intermedi.
Voi redigete il contratto, scegliete il tipo di firma appropriato e consegnate il tablet al dipendente. Quest’ultimo firma direttamente sul posto – a mano, in modo semplice e come di consueto. Non è necessario un accesso dedicato.
La firma, comprensiva dei dati biometrici, viene archiviata nel documento ed è quindi a prova di manomissione e legalmente valida. In questo modo si combinano la consueta procedura con l’efficienza digitale.
Trasparenza totale, dal contratto all'archiviazione
Non appena viene redatto un contratto, avete sempre una visione d'insieme: lo stato, la firma o la conclusione sono chiaramente tracciabili. Dopo la firma, il documento è immediatamente disponibile e viene archiviato automaticamente nel rispetto della normativa. Nessuna elaborazione successiva, nessuna archiviazione manuale. In questo modo garantite processi chiari e risparmiate tempo, soprattutto nelle fasi di maggiore carico di lavoro.
Andare sul sicuro – dal punto di vista legale e tecnico
s-Signer supporta diversi tipi di firma, da quella semplice a quella qualificata. Particolarmente rilevante per il settore alberghiero: la firma grafometrica direttamente sul tablet. Questa viene acquisita insieme ai dati biometrici e soddisfa i più elevati requisiti in materia di sicurezza e tracciabilità. Allo stesso tempo, mantenete in ogni momento il controllo su tutti i contratti e sul loro stato.
Ecco come funziona s-Signer in hotel:
Effettuate l'accesso, create il contratto e definite il tipo di firma. Successivamente, consegnate il tablet direttamente al dipendente. Il dipendente controlla il contratto e lo firma a mano direttamente sul dispositivo, senza bisogno di registrarsi o di ulteriori passaggi. Una volta firmato, il documento è immediatamente disponibile e viene archiviato automaticamente.
Archiviazione automatica conforme alla legge
I contratti firmati digitalmente devono essere archiviati in modo sicuro e inalterabile a lungo termine. Il s-Signer di Systems lo fa automaticamente per voi. Tutti i documenti vengono salvati in conformità con la legge subito dopo la conclusione, comprese le prove e il protocollo di verifica.
Iniziare con facilità e accelerare i processi
Ciò che a prima vista può sembrare complesso, nella pratica quotidiana è molto semplice: s-Signer è strutturato in modo intuitivo e pronto all’uso immediatamente – in ufficio, alla reception o in viaggio. In questo modo ridurrete il lavoro manuale, accelererete i vostri processi di assunzione e creerete procedure chiare nella gestione alberghiera.
I vostri vantaggi:
- Fare firmare i contratti dei dipendenti direttamente sul tablet
- Nessuna stampa, nessuna scansione, nessun intervento manuale
- Firma grafometrica legalmente valida
- I dipendenti non necessitano di un accesso dedicato
- Panoramica chiara dello stato di tutti i contratti
- Archiviazione automatica e conforme alla legge
- Tipi di firma flessibili in un'unica soluzione
- Conformità legale secondo lo standard eIDAS