06. August 2018

Elektronische Rechnung in Südtirol - Italien bald Pflicht

Ab 01.01.2019 wird die elektronische Rechnung - auch "Fattura Elettronica" zur Plficht. Es betrifft alle Unternehmen.

Ab 01.01.2019 wird die elektronische Rechnung für alle Unternehmen in Italien zur Pflicht – sei es bei der Rechnungstellung an die öffentliche Verwaltung, B2B oder B2C. Folgend ein Artikel, der Tief in das Thema einsteigt ohne rechtlich zu komplex zu werden. 

    Der italienische Staat hat in den letzten Jahren den Kampf gegen Steuerhinterziehung weiter verschärft und entsprechende Gegenmaßnahmen ins Leben gerufen. Die elektronische Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Teil davon – an die öffentliche Verwaltung ist diese (im standardisierten FatturaPA-Format) in Italien bereits seit 2015 verpflichtend. Nun wird die elektronische Rechnung flächendeckend eingeführt. Die Europäische Union hat Italien dazu vor geraumer Zeit ermächtigt.

     

    Der 1. Juli 2018 markierte dabei einen wesentlichen Zwischenschritt: Seit diesem Datum gilt die Regelung auch für Subunternehmen, die Rechnungen an Hauptunternehmen eines öffentlichen Auftrags stellen. Ab 1. Jänner 2019 ist die elektronische Rechnung dann für alle verpflichtend, d.h. auch zwischen Unternehmen (B2B) sowie zwischen Unternehmen und Privatkunden (B2C).

     

    Elektronische Rechnung wird verpflichtend

    „Die elektronische Rechnung wird jeden betreffen. Wir empfehlen, dass sich Unternehmen im Laufe des Sommers bzw. Herbstes rüsten, um dem 1. Jänner des kommenden Jahres entspannt entgegenblicken zu können“, erläutert Lukas Hofer, Projekt-Manager für elektronische Rechnungen bei systems.

     

    Das IT-Unternehmen mit Standorten in Bozen, Bruneck und Schlanders ist seit nunmehr fast 30 Jahren Vertrauenspartner für Unternehmen im Handel und Handwerk, in der Industrie sowie in der Hotellerie. Zu den bereits über 3.000 Kunden zählen Klein- bis Großbetriebe in Südtirol, Triveneto und Österreich, die systems nicht nur mit innovativen Lösungen, sondern auch mit maßgeschneiderten Konzepten und höchster Fachkompetenz unterstützt.

     

    Optimierung der Geschäftsprozesse mit Fattura elettronica

    „Wir haben uns über die Jahre ein umfassendes Know-how für elektronische Rechnung und digitale, gesetzeskonforme Archivierung aufgebaut – und möchten den Südtiroler Unternehmern gerne jederzeit eine Hilfestellung geben“, betont Lukas Hofer. Die elektronische Rechnung umfasst aber nicht nur die Abwicklung des Rechnungsprozesses, sondern ist zudem ein gewichtiger Bestandteil der zukünftigen digitalen Transformation innerhalb eines Unternehmens. „Dieser digitale Wandel bietet große Möglichkeiten zur Optimierung der Geschäftsprozesse“ so Hofer.

     

    Bewährtes System SDI wird genutzt

    In puncto elektronische Rechnungsübermittlung wird auf das schon einige Jahre bewährte System SDI (Sistema di interscambio) gesetzt, welches von der italienischen Steuerbehörde betrieben wird: Alle Rechnungen werden über diese Plattform empfangen und versandt. Das SDI kontrolliert dabei, ob die Rechnung korrekt ausgestellt wurde und ob alle gesetzlich verpflichtenden Daten vorhanden sind. Ein weiterer Vorteil des SDI ist, dass alle Rechnungen in Zukunft gleich aufgebaut sein werden und die Rechnungszusendung garantiert wird.

    Unternehmen können künftig Rechnungen von ihrem PEC-Postfach aus versenden oder sich an einen Betreiber wenden, der den Kanal zum SDI akkreditiert hat. Der Empfang der Rechnungen kann über das PEC-Postfach erfolgen bzw. über einen Betreiber mit akkreditiertem Kanal. Lukas Hofer: „Dazu wird der viel zitierte ‚Codice Destinatario‘ dieses Betreibers verwendet. Wichtig ist dabei, auch die gesetzeskonforme Archivierung zu beachten, welche zwingend notwendig ist.“

     

    Optimale Lösung für die elektronische Rechnungsstellung

    Mit der systems Business Suite hat die systems GmbH vor einigen Jahren eine vollständige und sichere Serviceplattform für die elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung, B2B und B2C sowie die digitale, gesetzeskonforme Archivierung konzipiert. Die Online-Lösung entspricht den neuesten Vorschriften und erfüllt alle gesetzlichen Bestimmungen – von der digitalen Signatur bis zur ordnungsgemäßen Ablage und Speicherung.

     

    Ein umfangreiches Berechtigungsmodell ermöglicht die Nutzung des Portals auch durch mehrere Personen. Rechnungen können jederzeit eingesehen werden, der Nutzer hat stets einen aktuellen Überblick über alle Dokumente und Vorgänge. Zudem werden die Nutzer aktiv per E-Mail informiert, wenn sich der Status bei Rechnungen ändert. Die innovative Lösung ist für alle Unternehmen geeignet, vom Klein- bis zum Großbetrieb.

     

    Durch die einfache und intuitive Benutzeroberfläche benötigen die Mitarbeiter nur eine kurze Einarbeitungszeit. Dank der zweisprachigen Gestaltung können auch internationale Firmen die Lösung ohne spezielle Anpassungen nutzen. Für Verbände, Makler oder Wirtschaftsberater bietet systems ein eigenes Partner-Modell, bei dem die Lösung gezielt auf diese Branchen zugeschnitten ist.

     

    Aufgrund der einfachen Bedienbarkeit und der Zweisprachigkeit ist das Feedback der systems-Kunden auf die Lösung überaus positiv. Schon seit 2014 befindet sich die systems Business Suite erfolgreich im Einsatz und wird mittlerweile von über 3000 Kunden genutzt. Selbstverständlich arbeitet systems laufend an Weiterentwicklungen.

     

    Vorteile der systems Business Suite
     

    • Alles inklusive und automatisiert: von der elektronischen Rechnungserstellung bis zur digitalen, gesetzteskonformen Archivierung

    • Verwaltung aller Dokumente in einem Portal
    • Intuitive und einfache Benutzeroberfläche 
    • Zweisprachig: Benutzeroberfläche, Handbuch und Support
    • Rechtssicherheit: Erfüllung der gesetzlichen Normen
    • Hohe Sicherheitsstandards: zertifiziert nach ISO 27001:2013
    • Plattformunabhängiger Zugriff direkt über ein Webportal
    • Integrierte Schnittstellen zu Drittsystemen, wie z.B. ERP- oder DMS-Systemen
    • Kostenersparnis für Ihr Unternehmen
    • Professioneller zweisprachiger Support

     

    Die systems Business Suite in 90 Sekunden: Video

    Auf einen Blick

    1. Als Rechnungssteller wird die elektronische Rechnung ab 01.01.2019 für mich verpflichtend, …

    • wenn mein Kunde ein öffentliches Amt ist (Pflicht seit 2015).

    • wenn mein Kunde ein Unternehmen ist.
    • wenn mein Kunde eine Privatperson ist.
    • bei Eigenrechnungen (Autofattura!)
    • für den Verkauf von Benzin und Diesel an klassischen Tankstellen 
    • (Die Tankkarte wird mit 01.01.2019 abgeschafft!)


    Die Regelung gilt nur bei Rechnungen und nur innerhalb Italiens.

     

    2. Alle, die laut der Fristen betroffen sind, erhalten die Rechnung in XML-Format vom SDI – es wird keine PDF mehr ausgestellt. 

    Ausnahmen:

    • Rechnungen an Privatpersonen und an Personen im „Regime di vantaggio“ –  neben dem Rechnungsversand an das SDI muss auch eine Rechnung als PDF oder in ausgedruckter Form ausgestellt werden. 
    • Sollte man vom SDI eine Rückmeldung erhalten, dass die Zustellung, z.B. an ein Unternehmen, nicht möglich war (Ricevuta di impossibilità di recapito), muss der Empfänger in anderer Form darüber informiert werden (z.B. per PDF, Brief etc.), dass die Rechnung an das SDI ausgestellt wurde und er das Original selbst bei der Agenzia delle Entrate abholen muss.


    3. Folgende Unternehmensarten sind von der Fattura elettronica nicht betroffen:

    • Unternehmen mit Rechtssitz außerhalb Italiens
    • Unternehmen im „Regime dei minimi“ bzw. „Regime forfetario“


    4. Sie sollten sich frühzeitig und aktiv mit dem Thema beschäftigen und langsam umstellen, sodass Sie für den 01.01.2019 vorbereitet sind.

    Jeder sollte:

    • einen autorisierten Dienstanbieter suchen, z.B. systems
    • bewerten, welche Aufgabe der Dienstanbieter übernimmt (digitale Unterschrift inbegriffen oder nicht?) > bei systems inklusive 
    • Empfehlenswert ist das Schaffen einer Schnittstelle zwischen firmeneigener Fakturierungssoftware (wenn vorhanden) und der entsprechenden Software des Dienstanbieters > die systems Business Suite bietet Schnittstellen, die Drittsysteme bereits nutzen.

     

    5. Wie bekommt man die elektronischen Rechnungen? Braucht es einen Identifikationscode?


    Wenn Sie nichts machen, erhalten Sie die elektronische Rechnung via PEC-Mail vom SDI mit der angehängten Rechnung im XML-Format. Das bedeutet, man muss sich im Internet eine Software suchen, welche die XML-Datei sinnhaft lesbar macht, ansonsten wird kaum etwas verständlich sein. Wenn Sie eine Rückmeldung geben wollen, müssen Sie selbst ein XML als Feedback formulieren und digital signiert an das SDI retournieren. 

    ODER

    Sie geben Ihrem Lieferanten den Codice Destinatario Ihres gewählten Dienstanbieters. In diesem Fall sendet das SDI die Rechnung an den Dienstanbieter, der eine Plattform bietet, welche den Empfang und die Rückmeldung unterstützt und die Rechnungen sinnhaft lesbar macht – unkompliziert, schnell und sicher. 

    Sie nutzen bereits unsere Lösung für die elektronische Rechnung? Dann teilen Sie Ihren Lieferanten unseren systems-Codice-Destinatario mit: XS9WT43


    Hinweis: Künftig können Unternehmen auf dem Portal der Agenzia delle Entrate den Wechsel auf andere Kanäle sehr einfach selbst steuern.


    6. Was muss man tun, wenn  man bereits die Lösung von systems für die Fattura elettronica nutzt?

    Bis zur Frist 01.01.2019 steht alles zur Verfügung und ist verwendbar – ohne zusätzliche Aktivierung und Gebühren. Sie müssen Ihren Lieferanten nur unseren systems-Codice Destinatario mitteilen: XS9WT43

    Da die Mengen an Rechnungen in Zukunft anders ausfallen werden als bislang, bitten wir Sie, bereits jetzt mit Ihrem persönlichen Berater in Kontakt zu treten, damit wir Ihnen das entsprechende Angebot machen können. Mehr Dokumente bedeutet günstigere Preise.


    7. Die elektronische Rechnung soll in ein bestehendes ERP-System integriert werden – was muss man machen?

    Sollten Sie nicht wissen, ob ihr ERP-System bereits Schnittstellen hat, kontaktieren Sie uns bitte – wir analysieren Ihre Situation.

    • Wenn Ihr ERP-System eine Schnittstelle hat, muss dies nur noch eingerichtet werden.
    • Wenn Ihr ERP-System keine Schnittstelle hat, werden wir mit dem ERP-Hersteller zusammenarbeiten, damit dieser die Schnittstelle realisieren kann bzw. umsetzt.
    • Wenn Ihr ERP-System keine Möglichkeit bietet (z.B., weil es eine Speziallösung ist), können wir für Sie eine möglichst integrierte Lösung schaffen. Das ist natürlich abhängig von den Ihrerseits zugänglich gemachten, verfügbaren Informationen (z.B. Datenbankzugriff, diverse Exporte etc.).

     

    Sie benötigen noch eine Lösung für die elektronische Rechnung? Kein Problem! Wir haben die optimale Lösung für Sie!

    Wir sind die Nr. 1 in Südtirol, wenn es um elektronische Rechnungsstellung und digitale gesetzeskonforme Archivierung geht.

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