Elektronische Rechnung - FAQ

DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNG WIRD BALD VERPFLICHTEND – AUCH FÜR SIE!

Ab 01.01.2019 wird die elektronische Rechnung für alle Unternehmen verpflichtend. Und noch immer herrscht Unklarheit zum Thema. Wir haben versucht, die wichtigsten Fragen in diesem FAQ (Frequently Aks Questions) zu beantworten.

Wir haben Ihre Frage nicht beantwortet? Schreiben Sie uns einfach eine Mail an: sales@systems.bz

 

ELEKTRONISCHE RECHNUNG - FAQ

Was ändert sich mit dem 01.07.2018?

Die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung ist in Italien bereits seit 2015 verpflichtend. Ab dem 01.07. dieses Jahres gilt die Regelung dann auch für Tankstellenbetreiber sowie Subunternehmen im Bauwesen, die Rechnungen an Hauptunternehmen eines öffentlichen Auftrags stellen.


In Kürze: Als Rechnungssteller wird die elektronische Rechnung ab 01.07.2018 für mich verpflichtend, …

a) wenn mein Kunde ein öffentliches Amt ist (Pflicht seit 2015).

b) wenn mein Kunde das Hauptunternehmen eines öffentlichen Auftrags ist.

c) wenn mein Kunde ein Unternehmen ist, das bei mir Benzin/Diesel für den Fahrzeugbetrieb bezieht.


Die Regelung gilt nur bei Rechnungen, nur an Unternehmen und nur innerhalb Italiens.


Ad b): Nur das erste Subunternehmen nach dem Hauptunternehmen stellt eine elektronische Rechnung an das Hauptunternehmen aus.


Dazu ein Beispiel:
Öffentliches Amt „A“ vergibt einen Auftrag an das Hauptunternehmen „B“, welches Teile davon an das Subunternehmen „C“ weitergibt. „C“ wiederum gibt Teile davon an das Subunternehmen „D“ weiter.

„B“ stellt „A“ eine Fattura Elettronica. „C“ stellt „B“ ab 01.07. eine Fattura Elettronica und gibt zudem den CIG/CUP des öffentlichen Auftrages an. „D“ stellt „C“ eine normale klassische Rechnung, darf aber natürlich auch die elektronische Rechnung freiwillig verwenden.

Was ändert sich mit dem 01.01.2019?

Die elektronische Rechnung wird verpflichtend für alle, d.h. auch zwischen Unternehmen (B2B) sowie zwischen Unternehmen und Endkunden (B2C).


In Kürze: Als Rechnungssteller wird die elektronische Rechnung ab 01.01.2019 für mich verpflichtend, …

a) wenn mein Kunde ein öffentliches Amt ist (Pflicht seit 2015).

b) wenn mein Kunde ein Unternehmen ist.

c) wenn mein Kunde eine Privatperson ist.

d) bei Eigenrechnungen (Autofattura!)


Die Regelung gilt nur bei Rechnungen und nur innerhalb Italiens. 

Muss ich noch eine Rechnung als PDF erstellen?

Alle, die laut der Fristen betroffen sind, erhalten die Rechnung in XML-Format vom SDI – es wird keine PDF mehr ausgestellt. 


Ausnahmen:

1) Rechnungen an Privatpersonen und an Personen im „Regime di vantaggio“ –  neben dem Rechnungsversand an das SDI muss auch eine Rechnung als PDF oder in ausgedruckter Form ausgestellt werden. 
 

2) Sollte man vom SDI eine Rückmeldung erhalten, dass die Zustellung, z.B. an ein Unternehmen, nicht möglich war (Ricevuta di impossibilità di recapito), muss der Empfänger in anderer Form darüber informiert werden (z.B. per PDF, Brief etc.), dass die Rechnung an das SDI ausgestellt wurde und er das Original selbst bei der Agenzia delle Entrate abholen muss.

Gibt es Ausnahmen? Welche Unternehmen sind nicht betroffen?

Folgende Unternehmensarten sind nicht betroffen:

  • Unternehmen mit Rechtssitz außerhalb Italiens
  • Unternehmen im „Regime dei minimi“ bzw. „Regime forfetario“
  • Landwirte, welche einen Jahresumsatz unter 7000€ machen
Was kommt auf mich zu und was muss ich machen?

Sie sollten sich frühzeitig mit dem Thema beschäftigen und langsam umstellen, sodass Sie für den 01.01.2019 vorbereitet sind. Jeder sollte:

  • einen autorisierten Dienstanbieter suchen, z.B. systems
  • bewerten, welche Aufgabe der Dienstanbieter übernimmt (digitale Unterschrift inbegriffen oder nicht?) > bei systems inklusive
  • Empfehlenswert ist das Schaffen einer Schnittstelle zwischen firmeneigener Fakturierungssoftware (wenn vorhanden) und der entsprechenden Software des Dienstanbieters. > Die systems Business Suite bietet Schnittstellen, die Drittsysteme bereits nutzen.


TIPP: Gehen Sie das Thema aktiv und frühzeitig an.

Welche Vorteile bietet mir die systems Business Suite?
  • Alles inklusive und automatisiert: von der elektronischen Rechnungsstellung bis zur digitalen, gesetzeskonformen Archivierung
  • Verwaltung aller Dokumente in einem Portal
  • Intuitive und einfache Benutzeroberfläche 
  • Zweisprachig: Benutzeroberfläche, Handbuch und Support
  • Rechtssicherheit: Erfüllung der gesetzlichen Normen
  • Hohe Sicherheitsstandards: zertifiziert nach ISO 27001:2013
  • Plattformunabhängiger Zugriff direkt vom Webportal
  • Integrierte Schnittstellen zu Drittsystemen wie z.B. ERP- oder DMS-Systemen
  • Dateigenerierung in XML-Format und manuelle Eingabe möglich
  • Kostenersparnis in Ihrem Unternehmen
  • Professioneller technischer Support
Benötige ich zusätzliche Hard- oder Software?

Nein, da es sich um eine webbasierte Lösung handelt.

Wie bekomme ich die elektronischen Rechnungen? Braucht es einen Identifikationscode?

Wenn Sie nichts machen, erhalten Sie die elektronische Rechnung via PEC-Mail vom SDI mit der angehängten Rechnung im XML-Format. Das bedeutet, man muss sich im Internet eine Software suchen, welche die XML-Datei sinnhaft lesbar macht, ansonsten wird kaum etwas verständlich sein. 

Wenn Sie eine Rückmeldung geben wollen, müssen Sie selbst ein XML als Feedback formulieren und digital signiert an das SDI retournieren. 

ODER

Sie geben Ihrem Lieferanten den Codice Destinatario Ihres gewählten Dienstanbieters. In diesem Fall sendet das SDI die Rechnung an den Dienstanbieter, der eine Plattform bietet, welche den Empfang und die Rückmeldung unterstützt und die Rechnungen sinnhaft lesbar macht – unkompliziert, schnell und sicher. 

Sie nutzen bereits unsere Lösung für die elektronische Rechnung? Dann teilen Sie Ihren Lieferanten unseren systems-Codice-Destinatario mit: XS9WT43


Hinweis: Künftig können Unternehmen auf dem Portal der Agenzia delle Entrate den Wechsel auf andere Kanäle sehr einfach selbst steuern.

Was muss ich tun, wenn ich bereits die Lösung von systems für die FatturaPA nutze?

Bis zu den oben genannten Fristen (01.07.2018 und 01.01.2019) steht alles zur Verfügung und ist verwendbar – ohne zusätzliche Aktivierung und Gebühren. Sie müssen ihren Lieferanten nur unseren systems-Codice Destinatario mitteilen: XS9WT43.

Da die Mengen an Rechnungen in Zukunft anders ausfallen werden als bislang, bitten wir Sie, bereits jetzt mit Ihrem persönlichen Berater in Kontakt zu treten, damit wir Ihnen das entsprechende Angebot machen können. Mehr Dokumente bedeutet günstigere Preise.

Ich will die elektronische Rechnung in mein bestehendes ERP-System integrieren – was muss ich machen?

Sollten Sie nicht wissen, ob ihr ERP-System bereits Schnittstellen hat, kontaktieren Sie uns bitte – wir analysieren Ihre Situation.

  • Wenn Ihr ERP-System eine Schnittstelle hat, muss dies nur noch eingerichtet werden.
  • Wenn Ihr ERP-System keine Schnittstelle hat, werden wir mit dem ERP-Hersteller zusammenarbeiten, damit dieser die Schnittstelle realisieren kann bzw. umsetzt.
  • Wenn Ihr ERP-System keine Möglichkeit bietet (z.B., weil es eine Speziallösung ist), können wir für Sie eine möglichst integrierte Lösung schaffen. Das ist natürlich abhängig von den Ihrerseits zugänglich gemachten, verfügbaren Informationen (z.B. Datenbankzugriff, diverse Exporte etc.).


Kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

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